4 mrt
Welke voordelen biedt versiebeheer binnen je DMS?
Als je in een bedrijf werkt met betrekkelijk veel andere mensen, kan een document management systeem een groot verschil maken. Zo’n DMS kan namelijk voor de efficiëntie en overzichtelijkheid in documentenstromen zorgen die je zoekt. Versiebeheer is daarbij een belangrijk onderdeel van een DMS. Alle functionaliteiten die een document management systeem heeft, kunnen van grote toegevoegde waarde zijn voor elke organisatie.
Wat is versiebeheer?
Een van de handigste functionaliteiten van een DMS is versiebeheer. In een bedrijf komt het namelijk erg vaak voor, dat meerdere mensen aan hetzelfde document werken. Dit is natuurlijk erg handig, want dan kan de klus sneller geklaard worden, maar het kan ook voor problemen zorgen. Zonder versiebeheer kan het onder andere gebeuren dat er verschillende versies van hetzelfde document rondgaan. Ook kan het zo zijn dat je per ongeluk het werk van een collega overschrijft als jij jouw document opslaat. Als je gebruik maakt van een DMS met versiebeheer, hoef je je hier geen zorgen over te maken. Het DMS zal er dan namelijk voor zorgen dat iedereen in hetzelfde document kan werken, zonder dat dit tot problemen zal leiden.
De grootste voordelen van goed versiebeheer op een rijtje:
Er is een vijftal concrete voordelen te noemen van goed versiebeheer:
-
Goed versiebeheer zorgt voor tijdwinst. De juiste informatie is immers sneller vindbaar
-
Met versiebeheer maak je inzichtelijk wie bepaalde wijzigingen heeft aangebracht.
-
Met versiebeheer hoef je nooit meer in oude of verkeerde versies te werken en schep je orde in de chaos.
-
Er is minder opslagruimte nodig.
-
Belangrijke informatie is makkelijker deelbaar.
Waarom is DMS zo belangrijk?
Versiebeheer is slechts een van de vele functionaliteiten van een DMS. Een DMS is voor bedrijven die meerdere mensen aan hetzelfde document hebben werken erg belangrijk. Met een DMS hoef je niet langer documenten naar elkaar te mailen of via een USB-stick aan elkaar over te geven. Het wordt dan allemaal veel gemakkelijker en overzichtelijker. Een DMS kan zelfs een seintje geven als het jouw beurt is om aan een document te werken. Wellicht ben jij wel degene die een offerte moet goedkeuren. Het is dan wel zo prettig om dit meteen te kunnen doen als je collega’s klaar zijn. Een DMS met versiebeheer is dus zeker geen overbodige luxe voor grotere bedrijven. Echter, ook kleinere bedrijven ondervinden zeker geen nadelen van een DMS.
Proudly powered byWordPress. Theme byWeblizar.